煙草檔案信息化建設(shè)解決方案
2017-09-06 22:01:28 點(diǎn)擊：
煙草檔案信息化建設(shè)是指煙草檔案室利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高煙草檔案接收、管理、指導(dǎo)、決策的效率和水平，進(jìn)而提高煙草檔案工作的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的過程。反映到每一個(gè)煙草檔案室，信息化建設(shè)就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，管理方式的網(wǎng)絡(luò)化，決策支持的智能化和信息利用的電子化，旨在加強(qiáng)檔案資源建設(shè)和檔案利用建設(shè)，發(fā)揮檔案在推進(jìn)“卷煙上水平”各項(xiàng)工作中的信息支撐作用。
一、煙草檔案信息化建設(shè)面臨的問題
隨著計(jì)算機(jī)的使用和普及，我國的煙草檔案室大多在上世紀(jì)80年代初引入電子技術(shù)。目前，除個(gè)別企業(yè)檔案信息化走在前端，總體上說煙草檔案信息化建設(shè)在還處在初步發(fā)展階段。具體表現(xiàn)在：（1）查詢、分析原始數(shù)據(jù)存在困難。目前手工檢索信息的方式難適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的對(duì)信息快速、準(zhǔn)確、全面地收集、管理、利用要求。（2）信息處于封閉狀態(tài)。檔案室就像一個(gè)信息倉庫，檔案和資料等入庫后被束之高閣，除非利用特定信息才能拿出來使用，大量信息資源處于閑置準(zhǔn)確狀態(tài)。（3）信息溝通渠道不暢通。檔案室信息化水平不平衡，不同地區(qū)，不同規(guī)模檔案室差異很大。即使在同一企業(yè)縱向的信息資源利用方面，資源共享觀念淡薄，致使信息費(fèi)用增多，成本加大。（4）信息存儲(chǔ)介質(zhì)大部分仍是傳統(tǒng)紙質(zhì)形式。數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)字化信息資源的積累與煙草檔案信息化目標(biāo)要求相差甚遠(yuǎn)。（5）信息資源的開發(fā)不能滿足企業(yè)、社會(huì)需要。如開發(fā)新的產(chǎn)品需要以原有的技術(shù)作為支撐，在傳統(tǒng)的查找模式下查全所需要的信息需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。
二、煙草檔案室信息化解決方案
1.方案的設(shè)計(jì)原則。煙草檔案信息化建設(shè)，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個(gè)不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使從文件到檔案全過程都得到有效控制。整個(gè)信息系統(tǒng)的規(guī)劃，應(yīng)納入煙草企業(yè)的信息化建設(shè)的整體方案，作為一個(gè)與整個(gè)信息系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)，考慮到檔案專業(yè)的特色和檔案信息利用的特殊需求，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大功能，對(duì)文件從制作、現(xiàn)行使用、暫時(shí)保存到永久保存四個(gè)階段實(shí)行全過程的管理。建立起標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)接口，可方便地同現(xiàn)有軟件連接實(shí)現(xiàn)按需配置的煙草檔案、管理、利用系統(tǒng)，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說，煙草檔案信息化建設(shè)需堅(jiān)持以下原則：第一是全程管理原則，在電子系統(tǒng)環(huán)境下，文件與檔案界限不再明顯，電子文件在成為檔案后仍可以轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行的文件，文件和檔案管理人員界限也日趨模糊，將文件工作與檔案工作實(shí)行一體化的全程管理，將大大提高信息共享的程度，也能大大提高企業(yè)工作效率；第二是前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過程。在這個(gè)過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端；第三是安全性原則，電子文件內(nèi)容的易變性、對(duì)外圍設(shè)備與操作環(huán)境具有依賴性等特點(diǎn)，要求在設(shè)計(jì)過程中把安全性原則擺在重要的位置，確保檔案信息內(nèi)容的可靠性與文件的可讀性。第四是集成管理原則，集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。
2.方案的設(shè)計(jì)目。（1）總體目標(biāo)。煙草部門信息化的總體目標(biāo)是在現(xiàn)代信息系統(tǒng)哲理的指導(dǎo)下，逐步建立包括業(yè)務(wù)流程管理和經(jīng)營管理、分析、綜合利用的信息管理系統(tǒng)，并依靠集成技術(shù)將這些方方面面綜合成一個(gè)整體，成為一個(gè)有機(jī)集成的系統(tǒng)，檔案信息化作為一個(gè)子系統(tǒng)，能完成檔案信息的優(yōu)質(zhì)管理與快速利用，并能快速接入即將建立或已經(jīng)建立的煙草部門信息化的系統(tǒng)，為煙草信息系統(tǒng)提供信息資源支撐。（2）階段目標(biāo)。煙草檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的長期的系統(tǒng)工程，不可能全面鋪開一次性實(shí)施，應(yīng)該總體規(guī)劃、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破。首先實(shí)施一些思路上、技術(shù)上較成熟的子系統(tǒng)。煙草檔案信息化建設(shè)，全部系統(tǒng)分三個(gè)階段完成，確�？傮w目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第一階段：完成檔案管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案室業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化。第二階段：在第一階段的基礎(chǔ)上完善和擴(kuò)展功能，著手進(jìn)行室藏檔案的數(shù)字化工作，逐步實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化。第三階段：對(duì)檔案室檔案內(nèi)外部信息進(jìn)行提煉，建立支持綜合分析的數(shù)據(jù)倉庫，建立智能決策支持分析系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字煙草檔案室的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。同時(shí)，為確保信息系統(tǒng)的有效運(yùn)行，需要確保檔案人員的綜合素質(zhì)，能熟練地使用該系統(tǒng)。
3.方案的實(shí)施步驟。煙草檔案信息化建設(shè)第一階段的主要任務(wù)，首先是充分利用信息技術(shù)改進(jìn)目前檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理；其次是完善網(wǎng)絡(luò)，建立檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)和與本企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)連接的內(nèi)部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息共享和電子文件網(wǎng)上歸檔�，F(xiàn)階段中小煙草檔案室的主要任務(wù)是完善煙草檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與本企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)收集和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，包括數(shù)據(jù)遷移、常規(guī)文書檔案與專業(yè)技術(shù)檔案、產(chǎn)品開發(fā)數(shù)據(jù)庫、文檔一體化系統(tǒng)。第二階段的任務(wù)是將所收集的傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔和圖紙通過掃描、圖像（處理，如紀(jì)偏、去污、截邊等）、圖相存儲(chǔ)、命名、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等一系列步驟，將紙質(zhì)信息加工成電子化的信息數(shù)據(jù)，并寫入光盤，保存在鏡像服務(wù)器大容量磁盤中，并提供網(wǎng)上高速的存取服務(wù)。同時(shí)要開展檔案借閱利用、檔案人員和其他相關(guān)人員培訓(xùn)等活動(dòng)，建設(shè)數(shù)字化煙草檔案室，最終實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，這也是煙草檔案室信息化建設(shè)的核心部分。
三、需要處理好的幾個(gè)關(guān)系煙草檔案的信息化建設(shè)，主要依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，在實(shí)施中需要處理好多方面的關(guān)系，如：檔案信息安全問題，即保密和共享的關(guān)系；檔案信息質(zhì)量問題，即元數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性；檔案信息開放問題，即合作與服務(wù)的關(guān)系；檔案載體處理問題，電子檔案與實(shí)體檔案的關(guān)系。
煙草檔案信息化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，加快數(shù)字化的進(jìn)程，推進(jìn)煙草檔案室信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“推進(jìn)重點(diǎn)，帶動(dòng)全局”的原則，以檔案信息化為基礎(chǔ)，為企業(yè)提供信息資源的支撐，并帶動(dòng)其他部門的信息化進(jìn)程。
一、煙草檔案信息化建設(shè)面臨的問題
隨著計(jì)算機(jī)的使用和普及，我國的煙草檔案室大多在上世紀(jì)80年代初引入電子技術(shù)。目前，除個(gè)別企業(yè)檔案信息化走在前端，總體上說煙草檔案信息化建設(shè)在還處在初步發(fā)展階段。具體表現(xiàn)在：（1）查詢、分析原始數(shù)據(jù)存在困難。目前手工檢索信息的方式難適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的對(duì)信息快速、準(zhǔn)確、全面地收集、管理、利用要求。（2）信息處于封閉狀態(tài)。檔案室就像一個(gè)信息倉庫，檔案和資料等入庫后被束之高閣，除非利用特定信息才能拿出來使用，大量信息資源處于閑置準(zhǔn)確狀態(tài)。（3）信息溝通渠道不暢通。檔案室信息化水平不平衡，不同地區(qū)，不同規(guī)模檔案室差異很大。即使在同一企業(yè)縱向的信息資源利用方面，資源共享觀念淡薄，致使信息費(fèi)用增多，成本加大。（4）信息存儲(chǔ)介質(zhì)大部分仍是傳統(tǒng)紙質(zhì)形式。數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)字化信息資源的積累與煙草檔案信息化目標(biāo)要求相差甚遠(yuǎn)。（5）信息資源的開發(fā)不能滿足企業(yè)、社會(huì)需要。如開發(fā)新的產(chǎn)品需要以原有的技術(shù)作為支撐，在傳統(tǒng)的查找模式下查全所需要的信息需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。
二、煙草檔案室信息化解決方案
1.方案的設(shè)計(jì)原則。煙草檔案信息化建設(shè)，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個(gè)不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使從文件到檔案全過程都得到有效控制。整個(gè)信息系統(tǒng)的規(guī)劃，應(yīng)納入煙草企業(yè)的信息化建設(shè)的整體方案，作為一個(gè)與整個(gè)信息系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)，考慮到檔案專業(yè)的特色和檔案信息利用的特殊需求，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大功能，對(duì)文件從制作、現(xiàn)行使用、暫時(shí)保存到永久保存四個(gè)階段實(shí)行全過程的管理。建立起標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)接口，可方便地同現(xiàn)有軟件連接實(shí)現(xiàn)按需配置的煙草檔案、管理、利用系統(tǒng)，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說，煙草檔案信息化建設(shè)需堅(jiān)持以下原則：第一是全程管理原則，在電子系統(tǒng)環(huán)境下，文件與檔案界限不再明顯，電子文件在成為檔案后仍可以轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行的文件，文件和檔案管理人員界限也日趨模糊，將文件工作與檔案工作實(shí)行一體化的全程管理，將大大提高信息共享的程度，也能大大提高企業(yè)工作效率；第二是前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過程。在這個(gè)過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端；第三是安全性原則，電子文件內(nèi)容的易變性、對(duì)外圍設(shè)備與操作環(huán)境具有依賴性等特點(diǎn)，要求在設(shè)計(jì)過程中把安全性原則擺在重要的位置，確保檔案信息內(nèi)容的可靠性與文件的可讀性。第四是集成管理原則，集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。
2.方案的設(shè)計(jì)目。（1）總體目標(biāo)。煙草部門信息化的總體目標(biāo)是在現(xiàn)代信息系統(tǒng)哲理的指導(dǎo)下，逐步建立包括業(yè)務(wù)流程管理和經(jīng)營管理、分析、綜合利用的信息管理系統(tǒng)，并依靠集成技術(shù)將這些方方面面綜合成一個(gè)整體，成為一個(gè)有機(jī)集成的系統(tǒng)，檔案信息化作為一個(gè)子系統(tǒng)，能完成檔案信息的優(yōu)質(zhì)管理與快速利用，并能快速接入即將建立或已經(jīng)建立的煙草部門信息化的系統(tǒng)，為煙草信息系統(tǒng)提供信息資源支撐。（2）階段目標(biāo)。煙草檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的長期的系統(tǒng)工程，不可能全面鋪開一次性實(shí)施，應(yīng)該總體規(guī)劃、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破。首先實(shí)施一些思路上、技術(shù)上較成熟的子系統(tǒng)。煙草檔案信息化建設(shè)，全部系統(tǒng)分三個(gè)階段完成，確�？傮w目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第一階段：完成檔案管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案室業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化。第二階段：在第一階段的基礎(chǔ)上完善和擴(kuò)展功能，著手進(jìn)行室藏檔案的數(shù)字化工作，逐步實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化。第三階段：對(duì)檔案室檔案內(nèi)外部信息進(jìn)行提煉，建立支持綜合分析的數(shù)據(jù)倉庫，建立智能決策支持分析系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字煙草檔案室的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。同時(shí)，為確保信息系統(tǒng)的有效運(yùn)行，需要確保檔案人員的綜合素質(zhì)，能熟練地使用該系統(tǒng)。
3.方案的實(shí)施步驟。煙草檔案信息化建設(shè)第一階段的主要任務(wù)，首先是充分利用信息技術(shù)改進(jìn)目前檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理；其次是完善網(wǎng)絡(luò)，建立檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)和與本企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)連接的內(nèi)部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息共享和電子文件網(wǎng)上歸檔�，F(xiàn)階段中小煙草檔案室的主要任務(wù)是完善煙草檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與本企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)收集和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，包括數(shù)據(jù)遷移、常規(guī)文書檔案與專業(yè)技術(shù)檔案、產(chǎn)品開發(fā)數(shù)據(jù)庫、文檔一體化系統(tǒng)。第二階段的任務(wù)是將所收集的傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔和圖紙通過掃描、圖像（處理，如紀(jì)偏、去污、截邊等）、圖相存儲(chǔ)、命名、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等一系列步驟，將紙質(zhì)信息加工成電子化的信息數(shù)據(jù)，并寫入光盤，保存在鏡像服務(wù)器大容量磁盤中，并提供網(wǎng)上高速的存取服務(wù)。同時(shí)要開展檔案借閱利用、檔案人員和其他相關(guān)人員培訓(xùn)等活動(dòng)，建設(shè)數(shù)字化煙草檔案室，最終實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，這也是煙草檔案室信息化建設(shè)的核心部分。
三、需要處理好的幾個(gè)關(guān)系煙草檔案的信息化建設(shè)，主要依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，在實(shí)施中需要處理好多方面的關(guān)系，如：檔案信息安全問題，即保密和共享的關(guān)系；檔案信息質(zhì)量問題，即元數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性；檔案信息開放問題，即合作與服務(wù)的關(guān)系；檔案載體處理問題，電子檔案與實(shí)體檔案的關(guān)系。
煙草檔案信息化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，加快數(shù)字化的進(jìn)程，推進(jìn)煙草檔案室信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“推進(jìn)重點(diǎn)，帶動(dòng)全局”的原則，以檔案信息化為基礎(chǔ)，為企業(yè)提供信息資源的支撐，并帶動(dòng)其他部門的信息化進(jìn)程。
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