對電子圖紙檔案管理流程的規(guī)范
隨著企業(yè)信息化建設的進一步發(fā)展，企業(yè)對于數(shù)字化管理的要求和呼聲越來越高，而目前國內外對電子文件的管理研究比較多，如電子文件的形成、傳輸、存儲、歸檔、利用。在國內檔案領域呼聲最高的還是文檔一體化的管理，但電子圖紙的管理大多局限于ＣＡＤ電子文件的管理，真正具體到一個企業(yè)，從施工圖到竣工圖這一變化過程來進行研究，找出一條對電子圖紙和圖紙實物有效進行動態(tài)管理，應該說還是一個空白。為加強圖紙的管理，雖然國內已經(jīng)出現(xiàn)了很多開發(fā)圖紙管理系統(tǒng)的軟件公司，從技術上說如何實現(xiàn)其管理，軟件公司替我們解決了很多問題，但要使這些管理系統(tǒng)軟件得到有效應用，并不是這么簡單，還有一段很長的距離，同時還有很多問題值得我們去研究。
一些企業(yè)圖紙管理問題主要在以下幾方面：手工式傳統(tǒng)管理以致無法形成資源共享；多套制重復管理（兩至三套）以致圖物不一致；工程建設過程中圖紙管理無法到位以致圖紙歸檔不準確、不完整；藍圖和底圖都保管，以致人力、物力、財力浪費。這些問題的存在，足以影響到一個企業(yè)員工對圖紙的利用，有些用錯或不及時直接造成企業(yè)經(jīng)濟損失。為解決這些問題，有必要提出一個以數(shù)字化管理為手段，紙質圖通過掃描轉發(fā)或收集、有效管理其他方式形成的電子圖紙，實現(xiàn)資源共享為原則的思路。為此，廣東韶鋼進行了一些探索。
第一步：建立電子圖紙管理系統(tǒng)。
這是解決電子圖紙管理的首要條件。電子圖紙管理系統(tǒng)主要包括電子圖紙采集歸檔、檔案管理工作業(yè)務、ＷＥＢ查詢等十一個子系統(tǒng)等，操作模式是Ｃ／Ｓ和Ｂ／Ｓ混合結構，不受用戶站點限制，模塊化結構。系統(tǒng)采用ＤＥＬＰＨＩ７．０開發(fā)，ＷＥＢ部分采用ＪＡＶＡ技術，同時與ＯＡ系統(tǒng)、ＰＤＭ系統(tǒng)接口，選擇ＳＱＬ Ｓｅｒｖｅｒ為數(shù)據(jù)庫平臺。
第二步：施工圖到竣工圖一體化管理。
所有工程圖紙從設計院發(fā)放到現(xiàn)場開始，就全方位納入計算機系統(tǒng)管理，每個項目都由檔案館派出人員管理，從而從源頭確保了竣工檔案的完整。為保證管理的有效進行，我們編制了《重點項目工程文件整理及檔案移交規(guī)定》、《關于加強重點工程建設項目檔案歸檔的通知》、《項目文件管理操作指南》等。
施工圖管理階段。由項目部門的資料員把施工圖錄入系統(tǒng)后，再統(tǒng)一發(fā)放，按階段分批進行數(shù)字化處理。施工圖可在網(wǎng)絡終端隨時提供利用（全圖）；Ａ３及以下圖紙可下載到本機上處理打印。由施工管理部門負責，檔案部門提供指導，并協(xié)助做好圖紙更改通知單的管理，并及時將更改通知單和被修改圖在系統(tǒng)中建立標識關系，以備編制竣工圖時進行參考。這一階段的工作，確保了圖紙的完整性。
竣工圖階段。由檔案部門會同工程管理等部門進行竣工圖會審，只有通過會審合格的圖紙才能提供竣工驗收。電子圖紙移交歸檔有兩種方案：一是由設計院直接做竣工圖設計，在原ＣＡＤ電子文件上修改，移交電子文件，經(jīng)有關人員審核后轉入數(shù)據(jù)庫，以后供查詢使用；二是由施工單位配合，按照我們先前利用系統(tǒng)錄入的圖紙信息，在原來施工圖上編制竣工圖，同時采取在目錄上簽名蓋章（竣工圖章）再掃描。我們經(jīng)過幾個工程項目測試，執(zhí)行的是第二個方案。因為前者經(jīng)費投入較大，國內設計院很難做到竣工圖設計（據(jù)了解，電力行業(yè)的設計院有些做到了），同時考慮目前的數(shù)字化轉換手段比較先進，沒必要花至少５％的設計費去做竣工圖設計。這一步工作的實施，確保了圖紙的準確性和紙質圖紙向電子圖紙的順利轉化。
因為實現(xiàn)了電子圖紙的有效管理，圖紙實體的管理相對松散，主要是電子圖紙與相應的實體建立好對應關系。圖紙實體的管理，主要是對其組卷和排架方式進行改革，組卷采用取消卷的形式一個圖號一盒，一個單位內大流水排架等。
在原有竣工圖數(shù)字化的前提下，我們進行了施工圖的數(shù)字化試點，一方面確保施工圖紙的有效利用，同時也確保了竣工圖的及時提供給使用單位使用，這種管理方式比原有工程圖紙竣工驗收提前了兩個多月。
第三步：研究電子圖紙和紙質圖紙實物的變更規(guī)律，確保對電子圖紙有效地進行動態(tài)管理。
以前，每個企業(yè)都對紙質圖紙的動態(tài)管理非常頭痛，可以說無法做到，尤其是實行兩級管理的企業(yè)。我們通過研究和實踐，不僅做到了紙質圖紙的動態(tài)管理，而且做到了紙質圖紙相應的電子圖紙的動態(tài)管理。辦法的關鍵是由檔案部門實行審核歸檔，控制圖紙的更改，同時輔之以系統(tǒng)的管理，完全實現(xiàn)了。
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