企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南
企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的真實記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無形資產(chǎn)的組成要素。企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動持續(xù)開展、資產(chǎn)保值增值和記錄企業(yè)歷史等方面具有重要地位和作用。
隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，建設(shè)數(shù)字檔案館（室）已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。建設(shè)符合國家、社會和企業(yè)信息化發(fā)展要求的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），有利于整合企業(yè)信息資源，增強檔案信息管理與服務(wù)能力，提高企業(yè)管理水平。
1 概念與基本特征
1.1 概念
本指南所稱的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。
1.2 基本特征
與企業(yè)傳統(tǒng)檔案館（室）相比，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）具有以下特征：
1）檔案資源數(shù)字化
通過對企業(yè)各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各種檔案信息。
2）檔案管理信息化
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用通過信息技術(shù)手段來實現(xiàn)。
3）檔案服務(wù)知識化
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）利用知識管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術(shù)，創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導(dǎo)向，有針對性地主動為企業(yè)提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務(wù)。
2 建設(shè)目標與原則
2.1 建設(shè)目標
通過企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理、開發(fā)共享服務(wù)能力，促進企業(yè)提高管理水平，增強核心競爭力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。
2.2 建設(shè)原則
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)堅持以下原則：
1）統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施
企業(yè)應(yīng)將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，做到同步規(guī)劃；建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）應(yīng)做好總體架構(gòu)、技術(shù)方案的規(guī)劃，系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)考慮可擴展性和兼容性；應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有條件有計劃、有步驟地建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室），充分保證每一階段工作目標的實現(xiàn)。建設(shè)過程中檔案部門要與企業(yè)信息化部門、業(yè)務(wù)部門、保密部門等協(xié)同工作。
2）需求導(dǎo)向，利用優(yōu)先
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)圍繞企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等企業(yè)中心工作，優(yōu)先建設(shè)重要檔案資源。檔案資源數(shù)字化應(yīng)以需求為導(dǎo)向，對利用頻繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案應(yīng)優(yōu)先進行數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)應(yīng)有利于檔案信息資源的共享利用，電子檔案、檔案數(shù)字化復(fù)制件存儲格式的選取應(yīng)符合長期保存需要，便于利用，電子檔案管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)、界面等應(yīng)盡可能符合用戶操作習(xí)慣。
3）安全保密，合法合規(guī)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和標準規(guī)范，建立健全安全保密管理制度，確保檔案信息安全。應(yīng)按照安全保密要求開展電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計、實施、運行和維護。
3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術(shù)上自主可控的設(shè)施設(shè)備。
3.1 機房建設(shè)
機房建設(shè)應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館（室）運行需求和機房建設(shè)基本要求，充分利用企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)條件，通過改造、添置設(shè)備等方式，建設(shè)滿足數(shù)字檔案館（室）運行要求的機房；涉密機房建設(shè)應(yīng)符合國家有關(guān)保密規(guī)定。
3.2 網(wǎng)絡(luò)設(shè)施
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)接入企業(yè)網(wǎng)，并與互聯(lián)網(wǎng)隔離，管理涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。也可以建立企業(yè)檔案部門局域網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)考慮電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要，網(wǎng)絡(luò)帶寬等性能應(yīng)能適應(yīng)圖像、音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸要求。
3.3 硬件設(shè)備
根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)部署和高效穩(wěn)定運行需求配備服務(wù)器。根據(jù)科學(xué)、可行的存儲備份策略，配備穩(wěn)定與適當冗余的數(shù)據(jù)存儲備份設(shè)備。配備滿足工作需要的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質(zhì)等設(shè)備。
3.4 基礎(chǔ)軟件
應(yīng)結(jié)合企業(yè)信息化的現(xiàn)狀，在統(tǒng)籌利用企業(yè)業(yè)已運行的基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)數(shù)字檔案館（室）開發(fā)和運行的需要，配備正版或經(jīng)過規(guī)范測試、登記的自主開發(fā)的基礎(chǔ)軟件，如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、中間件、全文檢索工具、光學(xué)字符識別軟件等。
3.5 其他設(shè)施
應(yīng)根據(jù)需要配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工場所和電子檔案閱覽場所。
4 電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
4.1 收集功能
1）電子文件登記
具備電子文件手工登記功能，元數(shù)據(jù)項在滿足國家有關(guān)標準要求的前提下，可根據(jù)需要增減，具有元數(shù)據(jù)手工登記校驗功能；可對電子文件元數(shù)據(jù)根據(jù)權(quán)限進行更改、刪除、檢索、全文掛接等操作。
2）電子文件和電子檔案在線接收
應(yīng)具有符合《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關(guān)要求，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收電子文件及其元數(shù)據(jù)的接口。具有從其他電子檔案管理系統(tǒng)接收電子檔案的功能，功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。
3）電子文件和電子檔案離線接收
應(yīng)具備電子文件、電子檔案和其他數(shù)字資源離線批量導(dǎo)入功能，支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數(shù)據(jù)文件及符合長期保存要求的文件格式全文文件的導(dǎo)入接收，并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)與對應(yīng)電子文件、電子檔案的自動關(guān)聯(lián)。
數(shù)據(jù)導(dǎo)入過程中應(yīng)支持數(shù)據(jù)的校驗，如是否唯一、是否可以為空、日期格式是否正確等。當出現(xiàn)部分數(shù)據(jù)導(dǎo)入失敗，應(yīng)提供報告，指明哪些數(shù)據(jù)導(dǎo)入失敗。如出現(xiàn)中斷（如：斷電、斷網(wǎng)、死機等），應(yīng)支持斷點續(xù)傳，再次導(dǎo)入時從中斷記錄處接續(xù)導(dǎo)入。電子檔案的離線接收功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。
4）電子文件和電子檔案接收檢測
應(yīng)具備電子文件和電子檔案接收的檢測功能，能根據(jù)電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測要求對接收的電子文件的“四性”和電子檔案的有關(guān)屬性進行檢測，對檢測不符合要求的電子文件或電子檔案進行標記。
5）傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接
具備傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接功能，支持單個、批量文件上傳等方式，能建立目錄與其對應(yīng)全文間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并保持關(guān)聯(lián)關(guān)系穩(wěn)定。
4.2 整理功能
4.2.1 分類
按照企業(yè)確定的分類方案，將歸檔文件進行分類，給定分類代號，并支持按年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等多種分類方案分類。
4.2.2 劃定保管期限
按照檔案保管期限表對歸檔文件劃定保管期限。
4.2.3 組件
對來自不同系統(tǒng)的歸檔電子文件按照組件規(guī)則組成“件”，并對件內(nèi)文檔按一定的規(guī)則進行排序。
4.2.4 組成保管單位
能對歸檔文件按照設(shè)定規(guī)則自動或在人工干預(yù)下組成保管單位，并能按規(guī)則將保管單位內(nèi)文件排序定位。能在人工干預(yù)下調(diào)整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。
4.2.5 編號
依據(jù)檔號編制規(guī)則形成檔號，所形成檔號唯一、簡明、合理、穩(wěn)定、可擴充。
4.2.6 編目
根據(jù)需要能夠編制各種目錄。提供規(guī)范的檔案目錄模板，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面和脊背等。應(yīng)支持進行目錄模板制作，用戶可以對模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等進行調(diào)整。應(yīng)提供打印預(yù)覽功能，并支持多模板批量生成和打印功能。
4.2.7 關(guān)聯(lián)關(guān)系建立
具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關(guān)聯(lián)關(guān)系功能。
4.2.8 表格導(dǎo)出
支持案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導(dǎo)出功能。
4.3 保存功能
4.3.1 電子檔案存儲格式轉(zhuǎn)換與信息組織
支持電子檔案存儲格式的轉(zhuǎn)換，將存入系統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)換為符合長期保存要求的存儲格式。
系統(tǒng)可按《電子檔案移交與接收辦法》和離線存儲載體容量進行信息組織，將組織好的檔案存至相應(yīng)的離線存儲載體上。
4.3.2 電子檔案長期保存
應(yīng)支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數(shù)字檔案信息的長期保管；能對非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進行標識。
4.3.3 檔案整理
系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保管和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。能根據(jù)全宗歸屬、分類號、保管單位序號及其整理規(guī)則、件號、件內(nèi)文檔排列規(guī)則等將電子檔案排列定位和呈現(xiàn)。
4.3.4 備份
應(yīng)支持備份，包括軟件系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份和電子檔案備份，能根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式。
4.3.5 定期鑒定
支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作，根據(jù)保管期限、歸檔日期、密級等屬性自動列出到期檔案，提醒系統(tǒng)管理員或檔案管理員等進行銷毀前鑒定和保管期限調(diào)整、利用開放、密級調(diào)整等相關(guān)操作。
4.3.6 銷毀管理
支持對需銷毀檔案進行銷毀申請、審批、建立銷毀標記、監(jiān)銷、刪除等操作。
4.3.7 移交
具備根據(jù)進館要求或其他有關(guān)要求生成移交電子檔案信息包等功能，對已移交的電子檔案或其他數(shù)字資源進行移交時間及去向標識。
4.3.8 介質(zhì)管理
支持對存放電子檔案存儲介質(zhì)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可根據(jù)介質(zhì)保管的實際需求為相應(yīng)電子檔案設(shè)置相應(yīng)的存儲介質(zhì)。具有介質(zhì)預(yù)警功能，當剩余容量達到設(shè)定閾值時，通知系統(tǒng)管理員。
4.4 統(tǒng)計功能
應(yīng)支持按照全宗、分類、時間、文件格式、利用情況等設(shè)定規(guī)則進行統(tǒng)計、結(jié)果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù)，支持自定義報表功能。統(tǒng)計結(jié)果能按《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》給定格式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù)。
4.5 利用功能
4.5.1 檢索
支持按屬性檢索檔案，具備精確檢索、模糊檢索、高級組合檢索、篩選檢索、關(guān)聯(lián)檢索、深入二次檢索等多種檢索方式；有條件的企業(yè)可開發(fā)全文檢索功能。
4.5.2 瀏覽
應(yīng)支持對常見格式電子檔案或其他數(shù)字資源進行瀏覽，支持常見格式多媒體電子檔案或數(shù)字化檔案信息的播放。應(yīng)具有電子檔案或數(shù)字化檔案信息按權(quán)限下載功能。
4.5.3 借閱
支持電子檔案借閱申請、審批、授權(quán)，具有實體檔案借閱預(yù)約、催還、歸還等功能，審批流程符合檔案利用管理制度。
4.5.4 編研
支持用戶根據(jù)實際需求設(shè)置編研專題，能自動將符合該專題條件的檔案進行歸集。
4.5.5 開放利用設(shè)置
支持對目錄數(shù)據(jù)及全文設(shè)置開放利用標識。
4.5.6 復(fù)制管理
具有電子檔案復(fù)制申請、審批功能，能夠進行復(fù)制；具有實體檔案復(fù)制申請、審批、復(fù)制件分發(fā)登記等功能。
4.5.7 利用效果反饋
支持用戶對利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟效益或社會效益進行反饋。
4.5.8 知識管理
可根據(jù)需要開發(fā)知識管理功能，支持檔案信息的知識標簽、知識地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動推送等。
4.6 系統(tǒng)管理功能
4.6.1 日志管理
應(yīng)有日志記載功能，記錄系統(tǒng)啟動和關(guān)閉信息、用戶登錄信息等，每條日志至少應(yīng)記錄操作對象、用戶、時間、計算機、操作類型等屬性。提供針對日志的檢索、審計、統(tǒng)計功能。
支持按照一定規(guī)則自動生成日志審計報表，支持日志導(dǎo)出、刪除、審批等操作。
4.6.2 系統(tǒng)設(shè)置
支持對檔案流程化管理，可根據(jù)不同類別檔案管理要求設(shè)置相應(yīng)管理流程，可對流程進行跟蹤與回溯。
支持代碼表的設(shè)置維護，如：年度、保管期限、密級、部門、分類號等代碼；系統(tǒng)中的分類方案可根據(jù)用戶需求增減。
支持元數(shù)據(jù)的設(shè)置維護，可以定義字段名稱、類型、是否為空、是否唯一、字符串長度限制、取值范圍、組合字段等信息。
具備全宗設(shè)置功能，能實現(xiàn)區(qū)分全宗進行管理。
4.6.3 用戶管理
支持直接錄入用戶信息和通過接口方式讀取其他系統(tǒng)中的用戶信息，支持用戶與IP地址綁定，支持“三員”分立。
4.6.4 組織機構(gòu)設(shè)置管理
支持直接錄入組織機構(gòu)信息和通過接口方式讀取其他系統(tǒng)中的組織機構(gòu)信息，支持組織機構(gòu)的多級管理功能。
4.6.5 權(quán)限管理
具備權(quán)限管理功能，保證授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進行合法操作。權(quán)限可以精細地控制指定用戶對指定檔案記錄的訪問和使用。系統(tǒng)應(yīng)支持設(shè)置權(quán)限有效期，到期后系統(tǒng)自動取消權(quán)限。
4.6.6 多全宗管理
可對納入管理的每個立檔單位建立全宗單位，支持全宗群管理，每個全宗單位有唯一全宗號、全宗名稱。每個全宗單位的功能、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)、機構(gòu)組織、用戶、流程、權(quán)限等相對獨立、互不影響。
4.6.7 工作過程記錄管理
應(yīng)具備詳細記錄類似全宗卷信息的功能，以記錄數(shù)字檔案館（室）管理過程。
4.7 傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能
4.7.1 傳統(tǒng)載體檔案信息采集
具備傳統(tǒng)載體檔案目錄著錄和全文掛接功能，目錄數(shù)據(jù)項在滿足國家有關(guān)標準要求的前提下，可根據(jù)需要增減。目錄數(shù)據(jù)采集時應(yīng)具有校驗功能。
4.7.2 檔案存放位置管理
能根據(jù)庫房余量和檔案的全宗歸屬、分類、檔號等規(guī)則對傳統(tǒng)載體檔案提出存放位置建議，并在位置確定后進行排列定位。
4.7.3 智能庫房管理
有條件的單位可設(shè)置智能庫房管理功能，根據(jù)現(xiàn)實庫房虛擬出檔案所在庫房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等，實現(xiàn)對實體檔案所在庫房位置的管理；電子檔案管理系統(tǒng)支持與智能密集架、PDA設(shè)備、條碼槍、電子標簽等硬件設(shè)備的集成，實現(xiàn)實體檔案的快速定位、出庫、入庫、盤點等操作；支持與溫濕度監(jiān)控設(shè)備的集成，實現(xiàn)檔案庫房的溫濕度智能調(diào)控。
4.8 其他可選功能
有條件的企業(yè)可根據(jù)自身需要，增加諸如文件材料分發(fā)控制、工作計劃進度管理、業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)等功能。
5 數(shù)字檔案資源建設(shè)
數(shù)字檔案資源建設(shè)是企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的重點任務(wù)，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
5.1 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化
一定數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案館（室）發(fā)揮效用的基礎(chǔ)，存量檔案數(shù)字化率宜達到70%以上。
企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍如下：
1）經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案除已到保管期限、短期或10年期檔案外，應(yīng)全部數(shù)字化；有條件的單位可全部數(shù)字化。對于有正本、文稿處理單、修改底稿等的檔案，可只對正本和文稿處理單進行數(shù)字化；具有重要修改內(nèi)容的歷次修改稿和重要檔案的歷次修改稿需數(shù)字化。
2）正在研制或正在生產(chǎn)的核心產(chǎn)品或核心業(yè)務(wù)檔案應(yīng)全部數(shù)字化，非核心產(chǎn)品、已停產(chǎn)的產(chǎn)品、非核心業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)企業(yè)實際需要有選擇地數(shù)字化。
3）科研檔案應(yīng)全部數(shù)字化。
4）生產(chǎn)、科研、辦公、生活建筑物的可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等階段的質(zhì)量管理檔案、竣工圖檔案應(yīng)進行數(shù)字化，其他階段形成的檔案可有選擇地數(shù)字化。
5）設(shè)備儀器檔案應(yīng)依據(jù)重要程度有選擇地數(shù)字化。
6）會計檔案數(shù)量較大，可根據(jù)企業(yè)需求和人力、物力配置情況有選擇地數(shù)字化。
7）職工檔案的數(shù)字化，需檔案部門與人力資源管理部門充分協(xié)商后按照黨和國家組織、人事部門的有關(guān)規(guī)定確定。
紙質(zhì)檔案（含照片）數(shù)字化技術(shù)要求按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）進行，錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）進行。
5.2 電子文件歸檔
企業(yè)電子文件歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄，包括辦公自動化系統(tǒng)、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)會計管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站、微博、微信、公務(wù)郵件系統(tǒng)及本企業(yè)其他職能活動業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件。企業(yè)有些信息系統(tǒng)有可能通過租用基礎(chǔ)設(shè)施或以云計算服務(wù)的形式存在，所形成的電子文件不一定存在于本企業(yè)的服務(wù)器中，但其產(chǎn)生的電子文件也應(yīng)納入本企業(yè)文件材料歸檔范圍予以歸檔。企業(yè)已實施的支撐主營業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)均應(yīng)具有歸檔功能，導(dǎo)出的歸檔電子文件存儲格式、元數(shù)據(jù)等均應(yīng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)要求。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)期間應(yīng)完成辦公自動化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔并實現(xiàn)至少一個核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔。
5.3 專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)
專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是在現(xiàn)有數(shù)字檔案資源的基礎(chǔ)上，通過有組織的分析、篩選、整合，把某一特定專題的檔案集中、有序、系統(tǒng)地組織在一起。如企業(yè)歷屆領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)專家和各種先進人物檔案專題數(shù)據(jù)庫，企業(yè)機構(gòu)沿革、黨代會、職代會等會議類專題檔案數(shù)據(jù)庫，政策法規(guī)類專題檔案數(shù)據(jù)庫，建設(shè)項目和設(shè)備儀器專題檔案數(shù)據(jù)庫，產(chǎn)品或?qū)ｍ棙I(yè)務(wù)專題檔案數(shù)據(jù)庫，科技項目和成果專題檔案數(shù)據(jù)庫，企業(yè)質(zhì)量或安全事故專題檔案數(shù)據(jù)庫等。
6 制度規(guī)范建設(shè)
6.1 制度建設(shè)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)制定數(shù)字檔案館（室）人員崗位職責(zé)，系統(tǒng)運行維護管理制度，機房、檔案數(shù)字化加工場所管理制度，數(shù)字檔案館（室）安全與保密管理制度等。
6.2 標準規(guī)范建設(shè)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)參考國家相關(guān)標準規(guī)范并結(jié)合本企業(yè)實際，形成本企業(yè)基于數(shù)字檔案館（室）的電子檔案收、管、存、用等方面的標準規(guī)范體系及實施要求，包括但不限于以下內(nèi)容：
6.2.1 企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標準規(guī)范建設(shè)
紙質(zhì)檔案數(shù)字化可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）制定，縮微膠片數(shù)字化參照《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 43-2009）制定，錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）制定。企業(yè)如將檔案數(shù)字化外包，應(yīng)將國家有關(guān)檔案數(shù)字化外包安全規(guī)范轉(zhuǎn)化為本企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)標準規(guī)范。
6.2.2 電子文件歸檔標準規(guī)范建設(shè)
規(guī)范本企業(yè)已實施的各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔業(yè)務(wù)，內(nèi)容包括各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的歸檔管理責(zé)任、歸檔范圍、歸檔流程及開發(fā)利用要求等。
6.2.3 檔案分類規(guī)范建設(shè)
應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案自身特點制定企業(yè)檔案分類方案。
6.2.4 各類檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范建設(shè)
包括管理類、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計類、職工類等各類檔案在電子檔案管理系統(tǒng)中收集、整理、存儲、保管和利用等規(guī)范。
6.2.5 檔案利用標準規(guī)范建設(shè)
包括企業(yè)檔案利用賦權(quán)原則，權(quán)限設(shè)置與更改流程，檔案利用審批流程，計算機輔助編研等規(guī)范。
6.2.6 安全與保密管理系列規(guī)范建設(shè)
應(yīng)將安全與保密管理要求納入本企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、運行維護各項規(guī)章制度和標準規(guī)范，建立數(shù)字檔案館（室）安全與保密職責(zé)，制訂安全與保密檢查、“三員”管理等制度。
數(shù)字檔案館（室）建設(shè)與運行必須加強安全管理，遵守相關(guān)保密規(guī)定，安全設(shè)備配置齊全；嚴格控制信息資源利用范圍，制訂嚴密的信息發(fā)布審核制度，嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限；應(yīng)制訂完善的數(shù)據(jù)接收、移交、銷毀等管理規(guī)范，制定備份規(guī)范。
管理涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)按照涉密信息系統(tǒng)分級保護管理的要求進行安全設(shè)計和建設(shè)，并通過有關(guān)部門測評后方可投入使用。
管理非涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)重要程度及其實際安全需求，參照《計算機信息系統(tǒng)安全保護等級劃分準則》（GB/T 17859-1999）確定電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達到的安全等級，并依照《信息安全技術(shù) 信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》（GB/T 22239-2008）、《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》等開展安全建設(shè)和登記管理。
8 經(jīng)費與人才保障
經(jīng)費主要包括計算機硬件采購費，軟件開發(fā)、升級、購置、接口開發(fā)、評測費，運行維護費，傳統(tǒng)載體數(shù)字化費，項目實施費，人員培訓(xùn)費等。企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)按照整體規(guī)劃，制定相應(yīng)的經(jīng)費計劃，確保軟硬件設(shè)備購置、實施經(jīng)費及管理經(jīng)費的落實，為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)工作提供必要的保障。
應(yīng)結(jié)合本企業(yè)業(yè)務(wù)實際積極開展檔案部門人員的業(yè)務(wù)技能、信息化技能的培養(yǎng)。在人才引進方面，應(yīng)注重檔案和信息化方面的人才引進，以滿足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和運行的需求。
9 建設(shè)步驟
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)按照項目化運作，經(jīng)過規(guī)劃、立項、實施、驗收、維護等步驟分階段進行。
企業(yè)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)初始應(yīng)設(shè)立項目小組，小組主要由企業(yè)檔案部門人員、信息化部門人員、保密部門人員等組成，具體負責(zé)以下工作：
1）建設(shè)工作規(guī)劃、計劃、實施方案、制度制定；
2）建設(shè)工作實施推進；
3）建設(shè)工作檢查、總結(jié)與考核。
9.1.2.1 現(xiàn)狀調(diào)研與分析
對本企業(yè)信息化現(xiàn)狀、國內(nèi)外數(shù)字檔案館（室）建設(shè)現(xiàn)狀，特別是各信息系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件的管理情況，以及企業(yè)各部門對檔案利用需求情況進行充分調(diào)研。
9.1.2.2 可行性研究
從項目建設(shè)的必要性、成本、收益、風(fēng)險等方面研究企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的可行性，并形成可行性研究報告。
9.1.2.3 需求分析
對企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的業(yè)務(wù)需求、功能需求和系統(tǒng)部署方式進行分析，形成需求任務(wù)書。
9.1.2.4 編寫數(shù)字檔案館（室）建設(shè)方案
內(nèi)容包括建設(shè)目標、建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)步驟、經(jīng)費需求、實施計劃等；管理涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，還應(yīng)同步編寫信息系統(tǒng)安全保密方案。
企業(yè)應(yīng)組織專家對項目可行性研究報告或建設(shè)方案進行論證評審，通過評審后提交本企業(yè)有關(guān)部門申請立項。
應(yīng)通過提升現(xiàn)有人員技能和知識的方式充分發(fā)揮現(xiàn)有人員的作用；現(xiàn)有人員不足的，應(yīng)通過引進、組建項目組等方式補充人員。
9.3.2 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)完善與規(guī)范化
數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是以現(xiàn)有的檔案工作為基礎(chǔ)開展的。在項目實施初期，需對本企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進行完善與規(guī)范。主要包括：完善檔案管理制度；理順檔案管理體制機制，實現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一；規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程；統(tǒng)一各卷夾、表格及檔案管理中涉及到的單據(jù)等。
根據(jù)項目進展情況有步驟地采用或制定制度標準規(guī)范。應(yīng)優(yōu)先采用國內(nèi)成熟標準規(guī)范作為本企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)標準規(guī)范；國家標準規(guī)范不能滿足需求或無相應(yīng)標準規(guī)范的應(yīng)自主編制。形成的標準規(guī)范應(yīng)定期更新。在企業(yè)數(shù)字檔案館（室）運行前，應(yīng)完成所有制度標準規(guī)范的制訂，以使運行規(guī)范化。
鼓勵依托企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和運行所需的硬件設(shè)備，以節(jié)約投資成本，提高人力、物力集成管理效率。對于現(xiàn)有硬件無法滿足的，應(yīng)根據(jù)未來3至5年檔案數(shù)據(jù)增長情況、系統(tǒng)使用人數(shù)、安全保密需要、系統(tǒng)部署方式等予以配備。
9.3.5.1 系統(tǒng)開發(fā)
電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)主要工作如下：
1）需求設(shè)計
在充分征求企業(yè)檔案部門、業(yè)務(wù)部門、保密部門等有關(guān)部門意見的基礎(chǔ)上，對電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求進行細化，形成功能需求方案。功能需求方案既應(yīng)符合檔案管理的實際需要，又便于系統(tǒng)開發(fā)人員理解，能夠在系統(tǒng)開發(fā)中實現(xiàn)。
2）選定開發(fā)商
通過招標、競爭性談判等方式選定系統(tǒng)開發(fā)商。有條件的企業(yè)也可以自主開發(fā)。
3）商務(wù)談判
與選定廠商確定合同和協(xié)議文件，協(xié)商確定技術(shù)細節(jié)和系統(tǒng)開發(fā)、安裝的時間節(jié)點。
4）簽訂合同
根據(jù)商務(wù)談判確定的內(nèi)容簽訂正式合同，技術(shù)協(xié)議應(yīng)成為正式合同的一部分。
5）定制開發(fā)
系統(tǒng)開發(fā)商根據(jù)前期確定的需求設(shè)計報告，對電子檔案管理系統(tǒng)原型進行定制開發(fā)。
6）系統(tǒng)安裝
系統(tǒng)開發(fā)商將開發(fā)好的系統(tǒng)在企業(yè)進行安裝，包括數(shù)據(jù)庫安裝、軟件安裝等。
9.3.5.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備
主要工作包括界面設(shè)置、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)置、檔案分類設(shè)置、代碼設(shè)置、賦權(quán)方案確定、用戶設(shè)置等�；A(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)以文件形式保存，以供后續(xù)維護時備查。
9.3.5.3 系統(tǒng)測試
系統(tǒng)測試包括功能測試、性能測試、安全保密測試和兼容性測試。測試工作可自主進行，也可委托具有資質(zhì)的第三方機構(gòu)完成。所有測試過程均應(yīng)形成書面記錄，包括測試用例、測試過程、測試結(jié)果等。
9.3.5.4 人員培訓(xùn)
對專職檔案管理人員、兼職檔案管理人員及系統(tǒng)維護人員等進行培訓(xùn)。
9.3.5.5 系統(tǒng)切換和試運行
將運行在舊系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)遷移到新系統(tǒng)中試運行，并對系統(tǒng)運行情況進行監(jiān)測。
9.3.5.6 系統(tǒng)的評價與驗收
系統(tǒng)試運行一段時間后，應(yīng)組成驗收組對系統(tǒng)的目標、功能、質(zhì)量、使用效果及各項指標是否達到合同或技術(shù)協(xié)議規(guī)定的要求進行評審驗收。應(yīng)根據(jù)評審過程中分析的結(jié)果，找出系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)，提出整改意見。
按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”的原則，并結(jié)合實際分步推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴重的和珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化應(yīng)以本企業(yè)自主完成為主，自主完成有困難的可采用外包，或采用外包與自主完成相結(jié)合的方式進行。檔案數(shù)字化外包應(yīng)按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求做好安全管理工作。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化按如下方法進行：
1）管理類檔案數(shù)字化方法
經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案應(yīng)按照先近后遠的原則，將最近形成的檔案先行數(shù)字化，以滿足頻繁利用的需要。對于即將到期的短期檔案或10年期檔案可不進行數(shù)字化。
2）產(chǎn)品和業(yè)務(wù)類檔案數(shù)字化方法
可按照正在研制和正在生產(chǎn)產(chǎn)品檔案、主營業(yè)務(wù)檔案、正在研制和正在生產(chǎn)非核心產(chǎn)品檔案、非核心業(yè)務(wù)檔案、停產(chǎn)產(chǎn)品檔案的順序進行數(shù)字化。
3）科研檔案數(shù)字化方法
按照獲獎等級、項目下達部門的層級順序進行數(shù)字化，即先數(shù)字化獲得國家級獎勵的，再數(shù)字化獲得部委級、省級獎勵的，最后數(shù)字化獲得企業(yè)級獎勵的；對于未獲獎的科研檔案按照國家級科技項目、省部級科研項目、企業(yè)級科研項目的順序進行數(shù)字化。
4）基本建設(shè)檔案數(shù)字化方法
按照建筑物功能、用途的重要程度來確定數(shù)字化順序�？蓪⑸a(chǎn)、科研建筑物檔案先數(shù)字化，其次是辦公建筑物檔案，最后是生活建筑物檔案。
5）設(shè)備儀器檔案數(shù)字化方法
按設(shè)備的價值、用途等標準來確定數(shù)字化的順序。
6）會計檔案數(shù)字化方法
會計檔案數(shù)量較大，可按照形成時間由近及遠進行數(shù)字化，即將最近形成的檔案先數(shù)字化，年代久的后數(shù)字化。
7）職工檔案數(shù)字化方法
對于職工檔案的數(shù)字化，檔案部門應(yīng)與人力資源管理部門充分協(xié)調(diào)確定后按照國家組織、人事部門的有關(guān)規(guī)定開展數(shù)字化。
應(yīng)以需求為導(dǎo)向，選擇利用率高、內(nèi)容重要的檔案資源建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫。
在電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀評估的基礎(chǔ)上，制定詳細的技術(shù)方案和電子文件歸檔計劃，提出系統(tǒng)和設(shè)備改造方案，在系統(tǒng)和設(shè)備改造到位后有步驟地開展電子文件歸檔工作。
電子文件歸檔有關(guān)工作和要求參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國家有關(guān)規(guī)定的要求進行。
正在實施或?qū)⒁獙嵤┑男畔⑾到y(tǒng)應(yīng)按照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國家有關(guān)規(guī)定的要求做好相關(guān)工作，待投入運行后根據(jù)該類電子文件形成的數(shù)據(jù)特點開展電子文件歸檔。
對接收的電子文件和電子檔案要按照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關(guān)要求和國家有關(guān)規(guī)定進行真實性、完整性、可靠性、可用性檢測，確保其長期可用。
完成數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作的企業(yè)應(yīng)形成數(shù)字檔案館（室）建設(shè)總結(jié)報告、試運行報告、系統(tǒng)檢測報告和用戶報告等，組織內(nèi)、外部專家根據(jù)設(shè)計方案、合同協(xié)議、任務(wù)書等進行驗收，建設(shè)工作達到《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》要求的，可向檔案行政管理部門申請測評驗收。
項目運維應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T 56-2014）的要求開展以下工作：
1）結(jié)合企業(yè)實際建立數(shù)字檔案館（室）運維工作的組織機構(gòu)，明確其職責(zé)。
2）根據(jù)企業(yè)實際確定數(shù)字檔案館（室）運維對象和內(nèi)容，選擇適當?shù)倪\維模式。電子檔案管理系統(tǒng)宜采用外包模式運維，并將運維費用納入采購費用。
3）根據(jù)運維制度開展數(shù)字檔案館（室）的基礎(chǔ)設(shè)施、電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等的運維工作。
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