房地產(chǎn)檔案管理
2017-08-29 08:42:32 點擊：
一、房產(chǎn)檔案管理的意義
房產(chǎn)檔案是政府職能部門依照仲華人民共和國檔案法》及相關法律規(guī)定，代表國家管理房地產(chǎn)在所有權及相關權利進行交易、登記、確權等管理活動中形成的，反映權利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產(chǎn)行政管理法定職責的體現(xiàn)物，能合法的證明權利人與房屋上地之間權利關系的原始憑證，具有法律憑證價值。從而成為房地產(chǎn)產(chǎn)權界定的有利存證，為實施產(chǎn)權管理和產(chǎn)權保護提供了可靠的法律保障。因此，做好房產(chǎn)檔案工作對穩(wěn)定社會，解決民事糾紛。明確產(chǎn)權具有現(xiàn)實意義，同時做好房產(chǎn)檔案工作為領導決策、研究房產(chǎn)政策，搞好房產(chǎn)管理。
二、房產(chǎn)檔案管理的方法
積極強化房產(chǎn)檔案機制，增強服務意識，提升服務水平，創(chuàng)新舉措，為民解難。建立檔案人員崗位貴任理、保密等一系列規(guī)章制度，使管理工作有章可循。在日常的檔案管理工作中,工作人員嚴格按制度辦事，嚴把質(zhì)量關，對不符合質(zhì)量要求的案卷退回重新整理，直至驗收合格；及時完成檔案采集、整理、歸檔、上架工作，提高檔案利用效率，實現(xiàn)查檔資料立等可�。辉趦�(yōu)質(zhì)服務上形成有人抓、有人管、有人幫的協(xié)作互助工作氛圍。
(一)數(shù)字化管理
為了適應新形勢的房產(chǎn)檔案管理，切實保障權利人的合法權益，用數(shù)字化來進行管理，使房產(chǎn)檔案的查詢方式，從原來的工作人員進出庫房查閱實物案卷轉(zhuǎn)變到利用計算機直接查閱。工作效率、服務質(zhì)量、準確性均得到了顯著提高，查詢?nèi)酥灰峁┠骋环N信息，很快就能查到權利人情況、交易情況、面積、房產(chǎn)來源、完稅情況、抵押情況、限制情況、交易情況等。通過地理信息系統(tǒng)定位查詢某棟樓外觀圖像，還可以查詢雙方當事人辦理時的影像等全部檔案資料。
《二)信息化建設
進行歷史檔案數(shù)字化加工及綜合管理系統(tǒng)開發(fā)工作，如在房產(chǎn)圖文信息數(shù)據(jù)庫中增設檔案查閱登記，詳細規(guī)定并公示查閱檔案需提交的資料、流程等。內(nèi)部調(diào)用檔案時，工作人員根據(jù)授權直接通過房地產(chǎn)圖文信息管理系統(tǒng)查詢，根據(jù)所掌握的信息，可采用單向查詢、模糊查詢等多元化查詢方式。外部人員查閱房產(chǎn)檔案時，一律進行查閱登記，提交有關證明材料，注明查閱事由、內(nèi)容、范圍等信息，獲得查檔許可后，通過檔案室的查檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查閱調(diào)用，查檔人不直接接觸原始檔案，只能根據(jù)被授
權和范圍查閱相關房產(chǎn)信息，這樣可以延長房產(chǎn)原始檔案的使用壽命，保證原始檔案的完整性、準確性和安全性。
房產(chǎn)檔案信息化建設，使房產(chǎn)檔案在利用方式上發(fā)生了根本變化，不需要利用實物，不受任何時間、空間的限制，根據(jù)權限的不同可進人檔案管理系統(tǒng)查詢所需要的信息，大大提高了檔案資源的有效利用，利用途徑也更加多樣化。通過網(wǎng)上查詢等方式，開辟檔案業(yè)務的新渠道、新領域，將過去查詢?nèi)松祥T查檔的被動服務，變?yōu)橹鲃犹峁┓⻊�，使房產(chǎn)檔案管理和利用更加科學化。
(三）網(wǎng)絡制度
應該完善檔案網(wǎng)絡管理制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理崗位制度，如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使利用工作有章可循。同時，要確保不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。
三、房地產(chǎn)檔案的收集與整理
房地產(chǎn)檔案的收集、整理實行“誰辦理誰立卷，隨時辦結(jié)隨時整理歸檔”的原則。即按照各地房地產(chǎn)管理部門的內(nèi)部分工，各部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的應歸檔材料，由該部門負責收集、整理、立卷之后，定期移交給本單位檔案綜合管理部門
歸檔。
（一）歸檔的方法
1、分類。按照“一案一卷或數(shù)卷”的原則，將不同案由的文件材料分成不同的案卷，每辦理一宗案(如進行一次產(chǎn)權登記、辦理一次代管或托管等)所形成的材料立一個卷。
2、去釘取齊。
3、卷內(nèi)文件排列。
4、編制檔號。歸檔的每一份文件材料都要在首頁的上方空白處加蓋“檔號章”。
5、填寫卷內(nèi)文件目錄。房地產(chǎn)檔案的卷內(nèi)文件目錄分固定式與非固定式兩種。
6、填寫檔案袋封面項目和封底備考表。
7、裝袋人盒。
8，填寫檔案盒封面和脊背項目。
（二）房地產(chǎn)檔案文件排列的原則
1、結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
2、審批材料在前，申報材料在后。
3、外文材料，譯文在前，原文附后。
4、其他在辦案過程中形成的材料，按內(nèi)容的孟要程度或時間先后排列。
四、房地產(chǎn)檔案的保管與利用
(一)創(chuàng)造提供必要的條件
各房地產(chǎn)檔案保管部門要有適應工作需要的檔案用房，要配備檔案箱柜和溫濕度調(diào)控設備和其他必要的設備;檔案庫房要符合防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲鼠等要求，為檔案的安全保管和提供利用創(chuàng)造必要的條件。
(二)確保檔案安全
認真做好檔案庫房管理工作，堅持做好庫房的溫濕度記錄，定期進行庫房的安全檢查，注意調(diào)節(jié)和控制庫房的溫濕度，確保檔案的安全。
(三)修補檔案
檔案人員要愛護檔案，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時，要及時報告主管領導，并采取修補、復制等措施進行搶救。
(四)用時要審批
各級房地產(chǎn)檔案管理部門保存的檔案均屬未開放檔案，除本機關工作人員在業(yè)務中利用外，其他利用者如要查閱本人或其親屬以外的檔案材料，須履行一定的審批手續(xù)。
房產(chǎn)檔案是政府職能部門依照仲華人民共和國檔案法》及相關法律規(guī)定，代表國家管理房地產(chǎn)在所有權及相關權利進行交易、登記、確權等管理活動中形成的，反映權利人房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的各種載體的文件材料。這些文件材料是房產(chǎn)行政管理法定職責的體現(xiàn)物，能合法的證明權利人與房屋上地之間權利關系的原始憑證，具有法律憑證價值。從而成為房地產(chǎn)產(chǎn)權界定的有利存證，為實施產(chǎn)權管理和產(chǎn)權保護提供了可靠的法律保障。因此，做好房產(chǎn)檔案工作對穩(wěn)定社會，解決民事糾紛。明確產(chǎn)權具有現(xiàn)實意義，同時做好房產(chǎn)檔案工作為領導決策、研究房產(chǎn)政策，搞好房產(chǎn)管理。
二、房產(chǎn)檔案管理的方法
積極強化房產(chǎn)檔案機制，增強服務意識，提升服務水平，創(chuàng)新舉措，為民解難。建立檔案人員崗位貴任理、保密等一系列規(guī)章制度，使管理工作有章可循。在日常的檔案管理工作中,工作人員嚴格按制度辦事，嚴把質(zhì)量關，對不符合質(zhì)量要求的案卷退回重新整理，直至驗收合格；及時完成檔案采集、整理、歸檔、上架工作，提高檔案利用效率，實現(xiàn)查檔資料立等可�。辉趦�(yōu)質(zhì)服務上形成有人抓、有人管、有人幫的協(xié)作互助工作氛圍。
(一)數(shù)字化管理
為了適應新形勢的房產(chǎn)檔案管理，切實保障權利人的合法權益，用數(shù)字化來進行管理，使房產(chǎn)檔案的查詢方式，從原來的工作人員進出庫房查閱實物案卷轉(zhuǎn)變到利用計算機直接查閱。工作效率、服務質(zhì)量、準確性均得到了顯著提高，查詢?nèi)酥灰峁┠骋环N信息，很快就能查到權利人情況、交易情況、面積、房產(chǎn)來源、完稅情況、抵押情況、限制情況、交易情況等。通過地理信息系統(tǒng)定位查詢某棟樓外觀圖像，還可以查詢雙方當事人辦理時的影像等全部檔案資料。
《二)信息化建設
進行歷史檔案數(shù)字化加工及綜合管理系統(tǒng)開發(fā)工作，如在房產(chǎn)圖文信息數(shù)據(jù)庫中增設檔案查閱登記，詳細規(guī)定并公示查閱檔案需提交的資料、流程等。內(nèi)部調(diào)用檔案時，工作人員根據(jù)授權直接通過房地產(chǎn)圖文信息管理系統(tǒng)查詢，根據(jù)所掌握的信息，可采用單向查詢、模糊查詢等多元化查詢方式。外部人員查閱房產(chǎn)檔案時，一律進行查閱登記，提交有關證明材料，注明查閱事由、內(nèi)容、范圍等信息，獲得查檔許可后，通過檔案室的查檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查閱調(diào)用，查檔人不直接接觸原始檔案，只能根據(jù)被授
權和范圍查閱相關房產(chǎn)信息，這樣可以延長房產(chǎn)原始檔案的使用壽命，保證原始檔案的完整性、準確性和安全性。
房產(chǎn)檔案信息化建設，使房產(chǎn)檔案在利用方式上發(fā)生了根本變化，不需要利用實物，不受任何時間、空間的限制，根據(jù)權限的不同可進人檔案管理系統(tǒng)查詢所需要的信息，大大提高了檔案資源的有效利用，利用途徑也更加多樣化。通過網(wǎng)上查詢等方式，開辟檔案業(yè)務的新渠道、新領域，將過去查詢?nèi)松祥T查檔的被動服務，變?yōu)橹鲃犹峁┓⻊�，使房產(chǎn)檔案管理和利用更加科學化。
(三）網(wǎng)絡制度
應該完善檔案網(wǎng)絡管理制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理崗位制度，如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使利用工作有章可循。同時，要確保不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。
三、房地產(chǎn)檔案的收集與整理
房地產(chǎn)檔案的收集、整理實行“誰辦理誰立卷，隨時辦結(jié)隨時整理歸檔”的原則。即按照各地房地產(chǎn)管理部門的內(nèi)部分工，各部門在工作中形成的已經(jīng)辦理完畢的應歸檔材料，由該部門負責收集、整理、立卷之后，定期移交給本單位檔案綜合管理部門
歸檔。
（一）歸檔的方法
1、分類。按照“一案一卷或數(shù)卷”的原則，將不同案由的文件材料分成不同的案卷，每辦理一宗案(如進行一次產(chǎn)權登記、辦理一次代管或托管等)所形成的材料立一個卷。
2、去釘取齊。
3、卷內(nèi)文件排列。
4、編制檔號。歸檔的每一份文件材料都要在首頁的上方空白處加蓋“檔號章”。
5、填寫卷內(nèi)文件目錄。房地產(chǎn)檔案的卷內(nèi)文件目錄分固定式與非固定式兩種。
6、填寫檔案袋封面項目和封底備考表。
7、裝袋人盒。
8，填寫檔案盒封面和脊背項目。
（二）房地產(chǎn)檔案文件排列的原則
1、結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
2、審批材料在前，申報材料在后。
3、外文材料，譯文在前，原文附后。
4、其他在辦案過程中形成的材料，按內(nèi)容的孟要程度或時間先后排列。
四、房地產(chǎn)檔案的保管與利用
(一)創(chuàng)造提供必要的條件
各房地產(chǎn)檔案保管部門要有適應工作需要的檔案用房，要配備檔案箱柜和溫濕度調(diào)控設備和其他必要的設備;檔案庫房要符合防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲鼠等要求，為檔案的安全保管和提供利用創(chuàng)造必要的條件。
(二)確保檔案安全
認真做好檔案庫房管理工作，堅持做好庫房的溫濕度記錄，定期進行庫房的安全檢查，注意調(diào)節(jié)和控制庫房的溫濕度，確保檔案的安全。
(三)修補檔案
檔案人員要愛護檔案，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時，要及時報告主管領導，并采取修補、復制等措施進行搶救。
(四)用時要審批
各級房地產(chǎn)檔案管理部門保存的檔案均屬未開放檔案，除本機關工作人員在業(yè)務中利用外，其他利用者如要查閱本人或其親屬以外的檔案材料，須履行一定的審批手續(xù)。
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