知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策
人類社會(huì)已經(jīng)步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,在科學(xué)管理和信息革命的推動(dòng)下,檔案管理領(lǐng)域正在發(fā)生著一場(chǎng)深刻的革命。隨著檔案歸檔范圍不斷擴(kuò)大、文件數(shù)量激劇增加和文件載體發(fā)生變化,檔案管理的理論、技術(shù)和實(shí)踐急需變革,以適應(yīng)社會(huì)的檔案信息需求。檔案管理部門作為傳統(tǒng)社會(huì)組織中主要信息管理和服務(wù)機(jī)構(gòu),如何利用飛速發(fā)展的信息處理技術(shù),吸納國內(nèi)外信息管理的最新成果,建立高效的檔案信息管理運(yùn)作體系,是每一個(gè)檔案工作者需要關(guān)心和研究的課題。
1 傳統(tǒng)的檔案管理特點(diǎn)
檔案是社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來以備考查的文字、圖表、聲像及其各種方式和載體的歷史記錄。傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容主要有檔案庫房設(shè)置、檔案分類排架、各類檢索工具(包括目錄、索引、指南等)的編制、檔案保護(hù)、檔案的調(diào)查和檔案利用等。傳統(tǒng)的檔案管理特點(diǎn)可以概括為:
1.1 手工操作為主
在檔案管理實(shí)踐中,長期以來,主要依靠手工操作。各單位的檔案材料依靠人工的方式送到檔案保管部門,檔案員人工編制類目,分類存檔,各種檢索工具依靠手工編制,效率很低,費(fèi)工費(fèi)時(shí)。查詢檔案時(shí),也是依靠人工編制的檢索工具,人工查找,速度較慢。
1.2 歸檔范圍窄
按照檔案管理部門制訂的“檔案管理辦法”進(jìn)行檔案管理時(shí),各個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域所要求的歸檔范圍普遍較窄。如國家教委頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中要求的教學(xué)文件材料歸檔范圍要求“有代表性的實(shí)習(xí)報(bào)告”、“典型的畢業(yè)論文”存檔,而不是全部的學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文。對(duì)教學(xué)基地建設(shè)材料、課程建設(shè)材料許多內(nèi)容不在歸檔范圍之列。
1.3 檔案利用的主體少
檔案利用的主體主要是領(lǐng)導(dǎo)干部,檔案利用的形式主要是備查。一般群眾較少查閱檔案。
1.4 利用目的單一
檔案查閱和利用的主要是證實(shí)某一件事,核驗(yàn)?zāi)骋粋�(gè)數(shù)據(jù),或者是查找上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。由于傳統(tǒng)的檔案管理手段主要依靠手工操作,檔案的入檔范圍主要是一些典型材料,檔案文件以紙質(zhì)材料為主,使得檔案的入檔、查閱、利用效率較低,在當(dāng)前對(duì)各類檔案信息需求越來越廣、查閱利用要求越來越高的今天,這種手工操作方式已不堪重負(fù)。
2 檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
由于科技革命浪潮的沖擊,人們生活節(jié)奏不斷加快,信息需求的擴(kuò)大使得傳統(tǒng)的檔案管理面臨巨大挑戰(zhàn)。
2.1 檔案數(shù)量的激劇增加
社會(huì)生產(chǎn)從過去的粗放型向集約型轉(zhuǎn)變,管理從經(jīng)驗(yàn)型向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變。過去的歸檔材料多是一些計(jì)劃、實(shí)施、檢查、總結(jié)類的材料和各級(jí)單位的紅頭文件。在科學(xué)管理?xiàng)l件下,社會(huì)組織都有一套嚴(yán)格的決策、管理的方法和工作程序,各項(xiàng)活動(dòng)依靠嚴(yán)格的工作體系和科學(xué)數(shù)據(jù)支撐。在經(jīng)營和管理中,不斷產(chǎn)生各項(xiàng)報(bào)表、分析和決策文件材料,需要?dú)w檔的文件材料數(shù)量大增。
2.2 檔案的調(diào)閱時(shí)間要求更高
查閱的面廣、量大在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下,競爭無處不在。在日益激烈的競爭環(huán)境中,人們對(duì)信息的需求提高,對(duì)信息中反映出各種變化需要及時(shí)作出反映。決策的時(shí)間越來越短,使得對(duì)為決策提供檔案信息服務(wù)的時(shí)間要求更短。在科學(xué)管理中,其決策影響因素很多,有國家的政策、法令,有社會(huì)群體需求調(diào)查材料,有競爭對(duì)手的數(shù)據(jù),還有單位內(nèi)部的職工、設(shè)備、資金等信息、已在運(yùn)行中的項(xiàng)目完成情況,這些檔案材料必須一并提交給檔案查閱人使用。檔案查閱人獲得所需要的全部檔案材料,才有可能進(jìn)行全面分析,作出正確決策。
2.3 電子文件的使用
增添了檔案管理的對(duì)象隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展,微型計(jì)算機(jī)的機(jī)能得到極大提高,價(jià)格大大降低。微機(jī)已經(jīng)走向每個(gè)辦公室,甚至眾多的家庭。今天文件材料已經(jīng)很少用手寫,大多使用微機(jī)輸入、處理、打印或送報(bào),各種文件材料已經(jīng)形成打印紙質(zhì)文件和機(jī)內(nèi)電子文件并存的局面。如何有效地使用和管理這些電子文件,減少輸出紙質(zhì)文件對(duì)資金和資源的消耗,成為現(xiàn)代檔案管理面對(duì)的緊迫課題。
2.4 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍建立和廣泛使用
促使檔案管理模式的變革由于局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的普及,政府、學(xué)校、企事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng),單位內(nèi)各部門通過局域網(wǎng)互聯(lián),實(shí)現(xiàn)軟硬件資源的共享,各種電子信息可以網(wǎng)絡(luò)中方便、快捷地傳輸。據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)權(quán)威機(jī)構(gòu)調(diào)查,2001年元月我國上網(wǎng)用戶已經(jīng)突破2000萬。政府部門正在推行政府上網(wǎng)。銀行、郵電、民航、鐵路、公安等各行各業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理。各種檔案信息和及時(shí)新聞通過網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)和公眾服務(wù)。這種信息服務(wù)的方式與傳統(tǒng)的檔案調(diào)閱和利用相比,手段、方式已發(fā)生革命性的變化。檔案調(diào)閱使用現(xiàn)代信息技術(shù),用戶可以自主地查找自己所需信息,信息的查找、瀏覽、打印十分方便。如何管好網(wǎng)上檔案信息,充分地為更大范圍內(nèi)的各類用戶服務(wù),有許多檔案學(xué)科理論上、技術(shù)上、實(shí)踐中的課題需要研究解決。
3 檔案管理的信息化改革與對(duì)策
由于傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象少、服務(wù)面窄,不能適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)大量的綜合系統(tǒng)信息管理需要,檔案管理理念和操作手段需要進(jìn)一步拓展,檔案管理必須加強(qiáng)信息化改革,并使之轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾淼膬?nèi)容之一。
3.1 信息管理的概念
信息管理是在人類社會(huì)發(fā)展到現(xiàn)代社會(huì)才提出的。信息是指人們關(guān)心的事情的消息或知識(shí)。信息管理就是對(duì)信息進(jìn)行有效的傳輸、存儲(chǔ)、加工、利用、保護(hù),發(fā)揮信息應(yīng)有的效能,為人們認(rèn)識(shí)世界和改造世界服務(wù)。信息的范圍比檔案大,檔案是一種固化的信息,是人們活動(dòng)的歷史記錄,對(duì)人們即將進(jìn)行的活動(dòng)有借鑒價(jià)值。信息管理包涵了檔案管理。凡是對(duì)人們有意義的信息都屬于信息管理的范圍,檔案是對(duì)人們活動(dòng)有特殊意義的一類信息源,當(dāng)然屬于信息管理的范疇。當(dāng)前,在社會(huì)生活中大量的信息不斷產(chǎn)生,從法律、法規(guī)、規(guī)章制度、計(jì)劃總結(jié),到一次活動(dòng)的記錄,都具有信息價(jià)值,需要管理,而這些已超出了傳統(tǒng)的檔案管理范圍。在實(shí)踐中,檔案管理部門是傳統(tǒng)的社會(huì)組織中最主要的信息管理機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)發(fā)揮信息管理的功能。
3.2 信息管理的技術(shù)優(yōu)勢(shì)
信息管理比檔案管理具有更突出的檔案信息管理和服務(wù)功能,其技術(shù)優(yōu)勢(shì)明顯。
3.2.1信息管理依靠現(xiàn)代信息處理技術(shù)為支撐,以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、控制技術(shù)為其提供強(qiáng)大的技術(shù)支持和功能保障[3]。信息處理技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)的標(biāo)志性技術(shù),信息技術(shù)的使用和普及程度是一個(gè)國家綜合國力的重要標(biāo)志之一。檔案管理必須緊跟信息處理技術(shù)潮流,運(yùn)用最新技術(shù)和手段才能為組織活動(dòng)提供強(qiáng)有力的信息支持。運(yùn)用信息處理技術(shù)首先可以廣泛地收集信息,實(shí)現(xiàn)信息資源共享。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)利用先進(jìn)的通訊設(shè)備和線路,將處于不同的地理位置,具有獨(dú)立功能的多個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來,并采用功能完善的網(wǎng)絡(luò)軟件,以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中硬軟件和數(shù)據(jù)庫資源共享。第二,組織內(nèi)部各單位之間,組織與社會(huì)環(huán)境之間可以通過網(wǎng)絡(luò),高效地交換信息,使用各類信息得到有效的開發(fā)和利用。通過網(wǎng)絡(luò),形成了跨地區(qū)跨行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化格局,使信息交流向更廣闊的空間發(fā)展。各單位之間可以利用電子郵件等多種形式傳遞公文,經(jīng)過套紅、加密等形成正式公文,收文單位可直接歸檔。由于文件存入磁盤,利用者可重復(fù)調(diào)出與原件相同的復(fù)制件,利用方便。第三,提高信息管理的可靠性。采用光盤技術(shù)存儲(chǔ)文件,不會(huì)像紙質(zhì)文件那樣發(fā)生霉變、蟲蛀,保存時(shí)間大大延長。采用冗余存儲(chǔ)技術(shù),可以在一個(gè)信息系統(tǒng)遭到破壞的情況下,另一個(gè)相同系統(tǒng)立即接替工作,可靠性得到很好保證。
3.2.2 信息管理始終圍繞組織目標(biāo),為決策服務(wù)。
通過信息的管理和利用把組織中的各因素組織成為一個(gè)功能完善的高效率運(yùn)行系統(tǒng)。信息管理不僅保證了檔案發(fā)揮其憑證作用,記錄組織活動(dòng)中重大歷史事跡,它的主要目標(biāo)是直接為組織的決策和管理提供信息支持,為組織中各部門和成員之間的信息交流提供渠道。
3.2.3 信息管理的對(duì)象面大、量大,服務(wù)及時(shí)、周到信息管理不僅包含靜態(tài)的檔案信息,還包括大量的活動(dòng)信息;不僅包括紙質(zhì)檔案,還包括多種多樣的電子格式文件。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò),人們?cè)谶M(jìn)行信息的檢索時(shí),可以十分方便、快捷。例如,人們可以坐在任何一個(gè)辦公室,甚至在家中,就可以通過電腦檢索出自己需要的歷史活動(dòng)錄相資料,通過鼠標(biāo)的簡單點(diǎn)擊,即可命令網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)多媒體信息的傳輸,很快就能觀看到檔案中的圖像和聲音信息。
3.2.4 信息管理者和信息使用者具有互動(dòng)的交流關(guān)系，信息使用者可以為信息管理的運(yùn)作提供有效的支持。信息使用者不僅僅使用信息資料,他本身的職務(wù)活動(dòng)也不斷產(chǎn)生信息資料,通過網(wǎng)絡(luò)可以在信息管理者的授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行信息存儲(chǔ)等信息管理操作,也就是說信息使用者也有信息管理的功能。信息管理者與信息使用者之間,以及管理者與管理者、使用者與使用者之間可以方便地進(jìn)行信息交流,增進(jìn)了解,求得共識(shí),促進(jìn)組織活動(dòng)更加協(xié)調(diào),信息系統(tǒng)更為完善。
3.2.5 信息管理能夠具有向智能方向發(fā)展的潛力,能夠支持決策和綜合服務(wù)功能。信息管理不僅可以發(fā)揮信息的價(jià)值,方便人們之間的信息交流,甚至可以通過已有信息產(chǎn)生新信息,為組織決策提供多種可行方案。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以及人工智能的進(jìn)一步發(fā)展,在信息管理領(lǐng)域,管理信息系統(tǒng)技術(shù)日益成熟,通過計(jì)算機(jī)利用已有信息,為人們的活動(dòng)設(shè)計(jì)最優(yōu)方案已經(jīng)不是神話,而且在各行各業(yè)逐漸成為現(xiàn)實(shí)。信息技術(shù)為傳統(tǒng)的檔案管理提供強(qiáng)大的技術(shù)支持,檔案管理在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,逐步演變成為信息管理。必須加強(qiáng)改革,才能使檔案管理適應(yīng)這種變化。
3.3 改革措施
3.3.1 深入分析社會(huì)生活對(duì)檔案等各類信息的需求,總結(jié)檔案管理的經(jīng)驗(yàn),借鑒信息管理的理論,引進(jìn)信息管理的技術(shù),把檔案管理納入企事業(yè)單位的信息管理體系整體規(guī)劃,加強(qiáng)檔案管理的信息化和數(shù)字化工作。
3.3.2 加強(qiáng)檔案原有專業(yè)人員培訓(xùn),充實(shí)計(jì)算機(jī)信息管理等信息人才,提高檔案管理隊(duì)伍的信息管理水平。
3.3.3 抓住時(shí)機(jī),適時(shí)完成企事業(yè)單位內(nèi)部的局域網(wǎng)建設(shè),添置必要硬件設(shè)備,組建信息管理中心。
3.3.4 運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),分步驟地在企事業(yè)單位內(nèi)外部開通包括檔案查詢等全方位信息服務(wù),加強(qiáng)管理的標(biāo)準(zhǔn)化工作,規(guī)范網(wǎng)絡(luò)協(xié)作標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一使用計(jì)算機(jī)語言,建立完善的操作步驟和管理規(guī)范,逐步探索檔案管理在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下的運(yùn)作體系。
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